APPROFONDIMENTO: CAPIRE LA RPA

Esperti di RPA – Automazione Robotica dei Processi

Che cos’è la RPA

La RPA prevede l'uso di robot software o "bot" progettati per imitare le azioni umane e per automatizzare compiti e processi ripetitivi, basati sulle stesse procedure, all'interno dei sistemi digitali. Questi bot possono eseguire un'ampia gamma di attività, come l'inserimento e l'estrazione di dati, l'elaborazione di fatture, la generazione di report e altro ancora.  

Pensate alla RPA come a un team di assistenti virtuali a vostra disposizione, che lavorano instancabilmente dietro le quinte per gestire attività banali e che richiedono tempo. Automatizzando questi processi, la RPA libera le risorse umane e permette loro di concentrarsi su aspetti più strategici e creativi dell'azienda, promuovendo così l’innovazione e la crescita.

I bot RPA sono incredibilmente efficienti e precisi, riducono la probabilità di errori umani e migliorano l'efficienza operativa complessiva. Lavorano 24 ore su 24, senza bisogno di pause, ferie o assenze per malattia, garantendo operazioni continue e senza interruzioni. La bellezza della RPA risiede nella sua adattabilità e flessibilità. Può essere facilmente integrata con i sistemi e le applicazioni esistenti, eliminando la necessità di grandi riorganizzazioni informatiche. Inoltre, i bot RPA possono essere programmati per seguire regole e flussi di lavoro specifici, il che li rende ideali per le attività ripetitive che seguono uno schema strutturato. 

 

Miti e Realtà della RPA

Nel mondo dell'automazione robotizzata dei processi (RPA), esistono idee diffuse ed errate che possono dissuadere le aziende dal pieno sfruttamento del loro potenziale.

 

Mito 1: la RPA sostituisce il lavoro umano.

Realtà: La RPA non sostituisce il lavoro umano, ma lo integra. Automatizzando le attività ripetitive e banali, la RPA libera il tempo dei dipendenti, consentendo loro di concentrarsi su attività di maggior valore che richiedono creatività, pensiero critico e capacità di risoluzione dei problemi. Questa relazione simbiotica tra RPA e dipendenti crea una situazione vantaggiosa per tutti, aumentando la produttività e la soddisfazione lavorativa.

 

Mito 2: La RPA è costosa e difficile da implementare.

Realtà: Sebbene l'adozione di una nuova tecnologia possa generare timore, la RPA è stata progettata per essere accessibile e adattabile. L'investimento iniziale nell'implementazione della RPA produce rendimenti significativi nel lungo periodo. La flessibilità della RPA le consente di integrarsi senza problemi con i sistemi esistenti, eliminando la necessità di apportare modifiche sostanziali all'infrastruttura. Con una pianificazione adeguata e un approccio graduale, le aziende possono intraprendere un percorso RPA senza difficoltà eccessive.

 

Mito 3: la RPA manca di precisione e affidabilità.

Realtà: La RPA opera sulla base di regole e linee guida precise, garantendo un'esecuzione regolare e corretta delle attività. A differenza degli esseri umani, i bot RPA non si stancano né si distraggono, riducendo le possibilità di errore. Grazie a un monitoraggio e a un perfezionamento continui, la RPA è in grado di mantenere un elevato livello di precisione, contribuendo a migliorare l'efficienza e a snellire i processi.  

 

La RPA è uno strumento potente che aumenta la produttività, favorisce l’efficienza dei costi e consente ai dipendenti di avere successo in un mondo digitale e automatizzato.

 

Le sfide dell’implementazione della RPA

Quando si adotta la RPA nel settore ricettivo si possono incontrare le seguenti difficoltà: 

Problema 1: Complicazioni nell’integrazione con i sistemi esistenti..

Soluzione: La RPA potrebbe non adattarsi facilmente ai sistemi esistenti. Per far sì che funzioni senza problemi, è necessario pianificare con attenzione e intraprendere azioni graduali. Combinate gradualmente la RPA con il sistema già in uso, assicurandovi che tutto funzioni alla perfezione. Chiedete aiuto agli esperti che sanno come adattare la RPA senza intoppi.

 

Problema 2: Resistenza al cambiamento da parte dei dipendenti.

Soluzione: Le persone potrebbero essere insicure o avere paura dell'automazione. Per superare questo problema, comunicate con il vostro team. Spiegate loro come la RPA può aiutarli riducendo le attività ripetitive e rendendo il loro lavoro più stimolante. Offrite formazione in modo che si sentano a proprio agio e sicuri con il nuovo sistema.

 

Problema 3: Problemi di sicurezza dei dati e di privacy.

Soluzione: La sicurezza dei dati è fondamentale. Utilizzate misure di sicurezza forti, come i lock (blocchi) per le vostre informazioni. Seguite le regole e le leggi sulla protezione dei dati per ottenere la fiducia dei vostri clienti. Controllate e aggiornate regolarmente la sicurezza per rimanere protetti.

 

Se affronterete queste sfide con attenzione, potrete trarne il massimo vantaggio per la vostra azienda ricettiva.

 

Il potere della RPA nel settore dell’ospitalità

L’automaizone robotica dei processi (RPA) è un fattore di svolta per il settore dell’ospitalità. Vediamo in che modo può trasformare la vostra attività ricettiva.

·        Maggiore efficienza – La RPA automatizza attività ripetitive come le conferme di prenotazione, la fatturazione e la gestione dei dati degli ospiti. L’automazione permette di risparmiare tempo prezioso e di ridurre gli errori umani, consentendo al vostro team di concentrarsi sulla creatività e sull'innovazione. La RPA diventa la forza trainante di uno staff flessibile e produttivo.

 

·        Gestione dell’Inventario “tutto in uno” – la RPA è in grado di gestire il monitoraggio dell'inventario, garantendo livelli ottimali di scorte e prevenendo l'overbooking. Gli aggiornamenti in tempo reale e l’accuratezza dei dati sull'inventario migliorano la soddisfazione degli ospiti e semplificano la gestione dei ricavi. 

 

·        Elaborazione Rapida e Accurata delle Fatture – La RPA velocizza l'elaborazione delle fatture, riducendo gli errori manuali e semplificando i pagamenti.

 

·        Esperienze Personalizzate per gli Ospiti – L’analisi dei dati svolta con la RPA permette di evidenziare preziose informazioni sulle preferenze e sui comportamenti degli ospiti. Grazie a queste informazioni, è possibile offrire raccomandazioni, servizi ed esperienze personalizzate. La RPA migliora il livello di soddisfazione degli ospiti e contribuisce a creare legami duraturi con il vostro marchio.

 

·       Migliore Servizio Clienti – la RPA consente di fornire assistenza ai clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7, rispondendo alle richieste e risolvendo prontamente i problemi. Le risposte istantanee alle richieste e la rapida risoluzione dei problemi si traducono in una maggiore soddisfazione dei clienti e in una reputazione positiva del marchio. La RPA diventa la punta di diamante del servizio clienti, lasciando un’impressione duratura sugli utenti.

Nel settore dell’ospitalità, la RPA può cambiare le carte in tavola, trasformando processi come la gestione delle prenotazioni, il servizio clienti, il monitoraggio dell'inventario e la fatturazione. Sfruttando la RPA, gli imprenditori del settore alberghiero possono migliorare l'esperienza degli ospiti, potenziare l'efficienza operativa e, in ultima analisi, aumentare l'efficienza dei costi e la produttività delle loro aziende. In qualità di futuri imprenditori del settore alberghiero, comprendere il potenziale della RPA e delle sue applicazioni nel settore vi consentirà di ottimizzare le operazioni aziendali e di sbloccare nuove opportunità di successo.

 

I vantaggi della RPA per gli Imprenditori del Settore dell’Ospitalità

In qualità di futuri imprenditori del settore alberghiero potrete ricavare benefici pratici dall’utilizzo della RPA nella vostra attività.

·        Prenotazioni Facili: La RPA può gestire le prenotazioni online e inviare automaticamente e-mail di conferma agli ospiti, rendendo la gestione delle prenotazioni un’attività semplicissima.  

·        Dati degli Ospiti sempre Corretti: La RPA mantiene aggiornate le informazioni sugli ospiti in tutti i sistemi, garantendo registrazioni accurate senza alcuno sforzo manuale.

·        Monitoraggio dell’Inventario: La RPA aiuta a monitorare le scorte, avvisando quando è il momento di rifornirsi di prodotti come articoli da bagno o biancheria.

·       Social Media Attivi: La RPA può pubblicare sui social media, coinvolgendo gli ospiti e promuovendo la vostra attività.

·       Fatturazione Rapida: La RPA velocizza l'elaborazione delle fatture, riducendo gli errori e garantendo pagamenti puntuali.

·        Analisi dei Feedback degli Ospiti: La RPA analizza le recensioni degli ospiti per sapere cosa piace loro, aiutandovi a migliorare i servizi.

·        Rendicontazione Semplice: La RPA genera report su tassi di occupazione, ricavi e altro ancora, e può quindi orientare le vostre decisioni.

·        Risposta Istantanea alle Email: La RPA risponde alle domande più comuni degli ospiti, fornendo risposte rapide e personalizzate.

·        Suggerimenti Personalizzati: La RPA consiglia attività e opzioni di ristorazione in base alle preferenze degli ospiti.

·        Traduzione Linguistica: La RPA può essere usata per le traduzioni, facilitando la comunicazione con gli ospiti internazionali.

Esempio: Prenotazioni Online

Immaginate di gestire un accogliente bed and breakfast. Con la RPA, la gestione delle prenotazioni online diventa semplice. Quando un ospite prenota una camera sul vostro sito web, la RPA elabora automaticamente la prenotazione, aggiorna la disponibilità nel vostro sistema e invia un'e-mail di conferma all'ospite. Niente più inserimento manuale dei dati o ritardi! La RPA vi aiuta anche a mantenere aggiornate le informazioni sugli ospiti. Se un ospite cambia i suoi dati di contatto, la RPA assicura che le modifiche vengano inserite automaticamente in tutti i vostri sistemi. Inoltre, può monitorare l'inventario delle forniture necessarie, come asciugamani e articoli da bagno. Quando questi articoli stanno per esaurirsi, la RPA vi avvisa, in modo da non farvi mai mancare i prodotti essenziali per i vostri ospiti. 

 

 Processi Adatti alla RPA nel settore dell’ospitalità

Esploriamo esempi reali di come la RPA possa diventare un elemento rivoluzionario nel settore dell'ospitalità.

1.      Conferme di Prenotazione: La RPA può inviare automaticamente le conferme di prenotazione agli ospiti via e-mail, risparmiando al vostro team le attività manuali.

2.      Gestione dell’Inventario: La RPA può monitorare i livelli di inventario in tempo reale e notificare quando gli articoli sono in esaurimento, semplificando la gestione delle scorte.

3.      Elaborazione delle Fatture: La RPA può elaborare rapidamente le fatture, riducendo il tempo dedicato all'inserimento manuale dei dati e garantendo pagamenti puntuali.

4.      Aggiornamento dei Dati degli Ospiti: La RPA può aggiornare automaticamente le informazioni sugli ospiti in tutti i sistemi, evitando errori e mantenendo i dati corretti.

5.      Creazione di Resoconti: La RPA può compilare e generare resoconti, permettendo di risparmiare ore di lavoro manuale e garantendo l'accuratezza dei dati.

6.      Assistenza Clienti: La RPA può gestire le richieste di base dei clienti, fornendo risposte immediate e lasciando al vostro team il tempo per dedicarsi a compiti più complessi.

7.      Gestione dei Social Media: La RPA può programmare e pubblicare post sui social media, promuovendo la vostra attività e coinvolgendo i clienti online.

Applicando la RPA nei casi pratici sopraelencati, potrete sperimentare i veri vantaggi dell'automazione. È proprio come avere un assistente affidabile!

 

Caso studio – Un esempio di successo dell’utilizzo della RPA: Hotel & Resort Hilton

La catena alberghiera Hilton, operante a livello globale, ha implementato con successo la RPA per migliorare vari aspetti delle proprie operazioni. Un’area importante in cui la RPA ha avuto un impatto significativo è stato quello della gestione delle prenotazioni di gruppo e degli eventi.

Sfida: Hilton riceve regolarmente un grande volume di prenotazioni di gruppo e di eventi. La loro elaborazione e gestione manuale può richiedere molto tempo ed essere soggetta a errori, come casi di doppia prenotazione o di mancanza di dettagli. Inoltre, questa attività impegna risorse umane preziose che potrebbero essere utilizzate meglio per fornire servizi personalizzati agli ospiti.

Soluzione RPA: Hilton utilizza i bot RPA per automatizzare il processo di prenotazione dei gruppi e di gestione degli eventi. In particolare, i bot RPA sono stati programmati per eseguire i seguenti compiti:

·        Raccolta Dati: I bot raccolgono automaticamente le informazioni connesse alle richieste di prenotazione di gruppo e di eventi, come la data, il numero di partecipanti, i tipi di camera preferiti e i requisiti speciali.

·        Convalida dei Dati: I bot verificano la disponibilità di camere e spazi per eventi per le date richieste, assicurandosi che non ci siano sovrapposizioni con le prenotazioni esistenti.

·        Comunicazione: I bot RPA inviano e-mail personalizzate agli organizzatori di eventi, confermando i dettagli della prenotazione e fornendo le istruzioni o le informazioni aggiuntive necessarie.

·        Integrazione con i Sistemi: I bot si integrano con il sistema di prenotazione centrale e la piattaforma di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) di Hilton, aggiornando i dettagli di ogni prenotazione e le informazioni sugli ospiti in tempo reale.

·        Resoconti e Analisi: I bot RPA generano report sulle prenotazioni di gruppo e sui dati degli eventi, fornendo preziose informazioni alla direzione dell'hotel per prendere decisioni strategiche.

 

Vantaggi

·        Maggiore Efficienza: La RPA ha ridotto significativamente il tempo e l'impegno necessari per elaborare le prenotazioni di gruppo e gli eventi, consentendo al personale di concentrarsi sull'offerta di esperienze uniche per gli ospiti.

·        Maggiore Correttezza: L'automazione ha ridotto al minimo le possibilità di errore umano nell'inserimento dei dati e nella gestione delle prenotazioni, con il risultato di prenotazioni più accurate e una maggiore soddisfazione dei clienti.

·        Migliore Esperienza per gli Ospiti: Il processo semplificato e le risposte rapide hanno migliorato l'esperienza complessiva degli ospiti, degli organizzatori di eventi e dei partecipanti.

·        Ottimizzazione delle Risorse: Automatizzando le attività ripetitive, il personale di Hilton ha potuto sfruttare il proprio tempo e le proprie competenze in modo più efficace, con una conseguente ottimizzazione dell’utilizzo delle risorse umane.

·        Scalabilità: I bot RPA hanno provveduto a mantenere la flessibilità necessaria per gestire volumi di prenotazioni variabili, garantendo operazioni senza intoppi durante i periodi di picco.

Il successo dell'implementazione della RPA nella gestione delle prenotazioni di gruppo e degli eventi da parte della società Hilton è un esempio pratico di come l'automazione possa portare benefici significativi alle aziende del settore alberghiero.

 

Conclusione

Ora sapete come la RPA possa trasformare il lavoro e le aziende del settore alberghiero. Con la RPA è possibile risparmiare tempo, lavorare in modo efficiente e migliorare la qualità. Anche se ci saranno delle sfide, potrete superarle iniziando da piccoli passi e collaborando con colleghi e istruttori. In qualità di futuri leader dell'ospitalità, utilizzate la RPA per ottimizzare la gestione degli eventi, analizzare il feedback degli ospiti e automatizzare la fatturazione; siate pronti a rendere l'ospitalità un’esperienza conveniente, produttiva e ottimizzata!